Arbeitszeit optimal nutzen: So gibst du Vollgas!
Zeig Prokrastination während deiner Arbeitszeit die rote Karte
Wer selbstständig ist, ist mehr als jeder andere darauf angewiesen, die verfügbare Arbeitszeit so produktiv wie möglich zu gestalten. Zwar heißt es im Volksmund immer wieder, dass selbstständig vor allem selbst und ständig bedeutet – doch kannst du bei effektiver Gestaltung des Arbeitsalltags zumindest aus der ständigen Verfügbarkeit eine zeitlich beschränkte Arbeitszeit mit maximalem Erfolg machen. Gerade im Homeoffice gehört dazu eine ordentliche Portion Disziplin – zu groß sind hier die Möglichkeiten, sich mit ganz anderen Dingen zu beschäftigen. Vielen Freiberuflern und Selbständigen fehlt zudem der Austauch mit den Kollegen: Auch hier liegt es an dir, für konstante Motivation und Produktivität zu sorgen. Um deine Arbeitszeit möglichst gewinnbringend zu nutzen, solltest du daher ein funktionierendes System für dein Zeitmanagement in deinen täglichen Ablauf implementieren. Du hast keine Ahnung, wie das gehen soll? Dann solltest du dir diesen Artikel genau durchlesen und zu Herzen nehmen.
Zeitmanagement – aber wie?
Es gibt ganz viele Systeme, Strategien und Methoden, um die eigene Arbeitszeit optimal zu nutzen. Übrigens sind die meisten dieser Prinzipien nicht nur für Selbständige gedacht, sondern können analog auch im Rahmen einer konventionellen Anstellung genutzt werden. Auch, wenn von System zu System große Unterschiede bestehen, zeichnen sie sich durch zahlreiche Gemeinsamkeiten aus:
- durchdachte Planung: Bevor du dich in zu vielen Kleinigkeiten verlierst, solltest du vor dem Start in den Arbeitstag eine to do-Liste erstellen. Notiere alles, was du an dem Tag zu erledigen hast und auch, wie viel Zeit du pro Aufgabe benötigen wirst. Dazu gibt es etliche Tools, die dir die Arbeit erleichtern – wie zum Beispiel Trello, das auch auf deutsch verfügbar ist und das ich unheimlich gerne für meine persönliche Organisation nutze.
- Prioritäten setzen: Deadlines sind einzuhalten – dieses Ziel habe ich als freiberufliche Texterin von Anfang an mit Nachdruck verfolgt. Wer zuverlässig arbeitet, verdient in der Regel schon die „halbe Miete“, denn unabhängig von deinem Business schätzen alle Auftraggeber und Kunden ausnahmslos die Verlässlichkeit im geschäftlichen Umgang.
- Zeitfresser eliminieren: Zeitfresser schleichen sich unbemerkt, aber sehr hartnäckig in den täglichen Ablauf ein und machen es sich dort gemütlich. Es ist deine Aufgabe, ihnen wieder die Tür zu zeigen. Zeitfresser sind vor allem Mails & Social Media. Wirksame Gegenmaßnahme: offline gehen und nur zu bestimmten Zeiten Mails abrufen und die Social Media-Kanäle checken!
- Ein weiterer Zeitfresser sind übrigens Konferenzen & Meetings – ob am Telefon oder im Besprechungsraum. Häufig wird hier viel zu wenig fokussiert das eigentliche Thema behandelt, sodass zwar viel Zeit eingesetzt wird, diese aber nicht effektiv genutzt wird. Wirksame Gegenmaßnahme: Bereits im Vorfeld eine Tagesordnung festlegen, diese an alle Beteiligten verschicken und einen Verantwortlichen benennen, der das Meeting daran ausrichtet.
Stärken nutzen, Schwächen eliminieren
Ich verrate dir ein Geheimnis: Eine meiner Schwächen ist es, dass ich dazu tendiere, mich in Kleinigkeiten zu verlieren. Wenn ich zum Beispiel einen Blogbeitrag verfasse, dann editiere ich diesen Artikel unzählige Male, bis ich endlich zufrieden bin. Erst, wenn der Beitrag in meinen Augen perfekt ist, kann es weitergehen. Sowas ist zwar grundsätzlich keine schlechte Eigenschaft – problematisch wird das aber immer dann, wenn dafür viel zu viel Zeit verloren geht. Wer stundenlang an einer Teilaufgabe sitzt, die in einer überschaubaren Zeit zu schaffen ist, der arbeitet einfach nicht effizient – und riskiert, dass andere wichtige Punkte unerledigt bleiben, weil am Ende des Tages die Zeit fehlt. Auch du hast bestimmt Schwächen, die dich in deinem Arbeitsablauf stören – viele Menschen sind zum Beispiel morgens nur schwer in den „Betriebsmodus“ zu bringen. Hier hilft es, die zeitliche Aufgabenverteilung zu deinen Gunsten zu verändern: Du könntest zum Beispiel mit Aufgaben starten, die dich geistig nur wenig fordern. Wenn du dich erst einmal warm gelaufen hast, kannst du dann zu den anspruchsvolleren Aufgaben wechseln und hier durchstarten.
Work smart, not hard
Auch als Selbständige/r brauchst du keinen 16-Stunden-Tag und keine 7-Tage-Woche, um erfolgreich dein Business zu führen – was vielleicht am Anfang deines kleinen Unternehmens in Ordnung war, sollte sich nach spätestens einem Jahr Selbständigkeit erledigt haben! Mit kleinen, aber durchdachten Schritten schaffst du es, deinen Arbeitstag mit der maximalen Ausbeute zu krönen.
Übrigens: Auch für deine Kunden hast du keine 24-Stunden-Rufbereitschaft. Deine Arbeitszeit ist begrenzt und nur in diesem Zeitrahmen stehst du für Anfragen, Mails und Telefonate zur Verfügung! Gleiches gilt für das Wochenende und Urlaubszeiten – auch hier stehst du nicht uneingeschränkt auf Abruf bereit. Freie Zeiten sind für dich wichtig, um leistungsfähig zu bleiben und um weiterhin effizient zu arbeiten – daher solltest du sie fest in deine Monats- und Jahresplanung einbauen.